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17. 기안서 수정의 신세계



기안서 신청할 때 귀속년월이나 금액을 잘못 표시한 경험…다들 있으시죠? 그럴 때 신청자가 승인 취소 절차를 밟거나 승인을 맡은 자에게 반려를 부탁드려야 하는 상황도 생깁니다. 본인이 실수를 발견하지 못하더라도 중간 승인자나 최종 승인자가 실수를 목격하는 경우도 있고요. 그럴 때 반려하고 다시 똑같은 기안서를 올리는 건 상당히 비효율적인 방식입니다. 그래서 그룹웨어 프로는 이미 올라간 기안서를 승인자들이 수정할 수 있는 기능을 마련해뒀답니다. 하지만 이미 승인된 문서를 신청자가 조작하는 것은 불가하도록 해뒀고요. 수정된 사항은 히스토리를 명확히 표시해 서로 간 오해가 생기지 않도록 조치했습니다. 기안 프로세스의 신세계 지금 바로 만나보세요!


1. 먼저 테스트용 문서를 신청해 봅시다. Workspace 탭에 들어가 ‘지출결의(거래처)'를 클릭해 주세요.



2. 지출결의서 양식 빈칸을 채워줍니다. 보고해야 할 가격인 15만원에 0을 하나 더 붙인 150만원으로 금액을 입력했습니다. 후에 이 부분을 수정하려고 합니다.


3. ‘진행 인원 변경’ 버튼을 눌러 진행 인원도 설정해줍니다. 저는 김입사 님을 중간 승인자로 정훈철 님을 최종 승인자로 설정했어요.



4. 우측 상단의 ‘신청’ 버튼을 눌러줍니다. 이제 일은 저질렀습니다.


5. workspace > 모든 업무에서 해당 문서를 찾아 클릭해봅니다. 인쇄, 뒤로 가기 버튼과 함께 빨간색 ‘신청취소’ 버튼이 눈에 들어옵니다. 취소할 수는 있지만 신청자가 수정하지는 못하는 상태인 거예요.



6. 그렇다면 해당 기안서를 받은 중간 승인자 김입사 님의 화면에는 어떻게 뜰까요? 우선 메인화면에서 김프 님이 신청한 지출결의서가 있다는 알림이 뜹니다. 해당 텍스트를 클릭해 지출결의서를 확인해 봅시다.


7. 승인, 반려 등의 버튼과 함께 ‘문서수정’이라는 버튼이 마련되어 있습니다. 함께 언론홍보 작업을 했던 김입사 님은 김프 님의 실수를 바로 눈치챘다는 가정 하에 금액을 수정하겠습니다. 먼저 ‘문서수정’을 눌러줍니다.


8. 문서를 수정할 수 있도록 칸들이 활성화되었습니다. 150만원으로 기록되었던 사용 금액을 15만원으로 바꿔주고 ‘저장’ 버튼을 눌러줍니다. 금액 뿐만 아니라 제목, 진행 인원 변경 등의 작업도 가능합니다.


9. 저장이 된 이후 화면을 살펴보니 화면 우측 하단에 새롭게 생긴 카드가 눈에 띕니다. 바로 ‘개정 목록’이라는 카드입니다. 첫 번째 버전이라는 뜻의 ‘v1.0’에는 김프 님이 작성한 원래 문서 정보가, 최신이라는 뜻의 ‘latest’로는 김입사 님이 수정한 문서 정보가 기록되어 있습니다. 각 문서를 클릭하면 본래 작성자가 입력한 문서가 그대로 저장되어 있음을 확인할 수 있습니다. 그룹웨어 프로는 이 개정 목록을 통해서 히스토리 관리를 하는 거예요.



10. 개정 목록에서 원 문서를 클릭하면 새 탭으로 해당 문서가 띄워집니다. 하지만 이미 지출결의서 자체는 변경된 버전으로 승인을 받아야 하기 때문에 원래 문서에는 승인/반려 버튼이 마련되어 있지는 않죠. 참 똑똑한 프로그램이죠?


11. 새 탭으로 열린 원 문서 링크를 닫고 다시 지출결의서 화면으로 돌아옵니다. 승인을 눌러줍니다.


12. 승인한 문서를 들어가보면 승인, 반려, 문서수정 등의 항목 대신 '회수' 버튼이 있는 걸 확인 가능합니다. 이 버튼을 누르면 앞서 승인 전의 화면으로 돌아갈 수 있는 겁니다. 또 한 가지 특징은 개정 목록이 여전히 남아있다는 사실입니다. 제목 옆에도 문서 아이콘으로 개정 사항을 나타내고 있고요. 김입사 다음 승인자인 정훈철 님도, 신청자였던 김프 님이 확인하시기에도 편리하겠죠?



13. 그렇다면 신청자인 김프 님에게는 어떻게 이 사실이 전달될까요? 김프 님 계정으로 들어가면 수정 사실이 워크스페이스 새 알림으로 떠 있습니다.


14. 텍스트를 클릭해 들어가보면 김입사 님이 승인을 완료했다는 사실과 개정 목록 등을 확인할 수 있습니다. 또한 김입사 님이 승인하기 전과 달리 ‘승인취소’ 버튼이 없어졌다는 걸 눈치 채셨을 겁니다. 이미 전달이 완료된 상황이기 때문이죠. 만약 수정이 잘못되었다고 말씀을 드리고 싶다면 댓글로 소통해보는 건 어떨까요?




번외. 승인자들이 승인/반려 등의 액션을 취하지 않았을 때 신청자가 문서를 수정하고 싶다면?


  1. 우측 상단 ‘신청 취소’ 버튼을 눌러 문서를 회수합니다. 원하는 곳의 정보를 변경합니다.



2. 신청을 눌러주면 끝! 승인자들이 수정했을 때와 달리 수정 흔적이 개정 목록으로 남지 않습니다. (다행이죠?)



3. 물론 완전 범죄는 없습니다. 승인자들에게 취소했다가 다시 요청했다는 사실들은 솔직하게 알림이 갑니다. 하지만 클릭했을 때 수정 내역은 나오지 않고 이미 잘 수정된 문서만 나오니 너무 걱정하지 마세요:)


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